A quantidade de documentos que o RH das empresas tem que administrar é realmente grande. Isso tem a ver com a burocracia da legislação trabalhista brasileira, mas também com os controles de gestão dos negócios.
Nos últimos anos, os departamentos de recursos humanos assumiram uma atuação mais estratégica, logo, é preciso ter um controle efetivo sobre a documentação.
Agora, organizar, arquivar e encontrar os papéis em tempo hábil torna-se um desafio. Especialmente em empresas que têm um grande número de funcionários.
É sobre isso que vamos conversar neste assunto. Nos tópicos que seguem, você vai ver como cada vez mais empresas estão adotando soluções tecnológicas para digitalizar e gerir sua documentação.
Você vai entender porque é importante ter uma solução que dê segurança aos dados ao mesmo tempo em que facilite a administração da papelada, incluindo todas as vantagens oferecidas pela digitalização do RH.
Como o RH está impulsionando a inovação por meio da digitalização de documentos?
A inovação usualmente é vista como responsabilidade das áreas de TI, operações e desenvolvimento de produtos. Mas a inovação não depende apenas de tecnologia, e tem muito a ver com pessoas. E é por isso que o RH está se tornando o centro da inovação dentro das empresas.
Hoje é essencial que os profissionais de RH sejam mais do que administradores e assumam funções realmente estratégicas dentro das empresas, atraindo, treinando e retendo os melhores talentos.
O GRH enfrenta atualmente diversos desafios, combinando os interesses, demandas e expectativas de gerações diversas em relação ao ambiente de trabalho. Os líderes de RH precisam entender o que precisa ser feito e como precisa ser feito, mudando o foco de “emprego” para “tarefas”.
Dessa forma, ganhar flexibilidade e atrair mais talentos, que tenham necessidades, habilidades e expectativas diferentes, mas que podem desempenhar as suas tarefas com extrema eficiência.
Digitalização de documentos e automação otimizam processos
A automação não está mais restrita às linhas de montagem. Com a digitalização de documentos, tarefas rotineiras e que consomem tempo e esforço do GRH, como o envio de informações para a plataforma do eSocial, por exemplo, podem ser automatizadas.
Muitos líderes de RH tentam reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas para que possam se dedicar a ações mais estratégicas.
O ideal é minimizar o volume de trabalho manual para que os profissionais de RH possam se concentrar em ajudar as empresas a atingir seus objetivos. Ao automatizar tarefas como seleção de currículos, contratações e auditorias, é possível eliminar cerca de 90% da papelada e gastar apenas minutos no que antes demandava dias de trabalho.
Para se ter uma ideia da dimensão do problema, segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos os funcionários gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações que não são facilmente encontradas por conta de armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos.
Além disso, a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas, o que é muito mais grave, já que pode gerar a perda de ações trabalhistas e pesadas multas por conta da exposição de dados confidenciais com a entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), entre outras consequências devido à negligência da administração não optar pela digitalização do RH.
Ao automatizar tarefas e gerenciar dados, os colaboradores do RH economizam tempo e reduzem burocracia. Quando uma equipe de RH tem acesso em tempo real a todas as informações, integradas em um sistema único de gestão documental, menor é a possibilidade de erro, de risco de conformidade e, por outro lado, as políticas são aplicadas de forma mais consistente.
Gestão estratégica com foco em digitalização
O RH focado em digitalização deve repensar como o trabalho é desempenhado e orquestrado, e então criar formas de interagir com os colaboradores de forma a personalizar as suas experiências combinando os objetivos pessoais aos objetivos do negócio.
Ao contrário do RH tradicional com características passivas, o RH estratégico tem características proativas e apoia as empresas no enfrentamento de desafios. No entanto, em muitas empresas, o processo de gerenciamento de dados de funcionários ainda é realizado como na década de 1990.
Os funcionários pesquisam e processam arquivos no Arquivo Morto, lidando com documentos atuais em papel ou ainda perdendo tempo navegando por sistemas que trabalham de forma isolada, sem qualquer tipo de integração.
Para superar esse cenário, cada vez mais são exigidas habilidades digitais, recursos nem sempre disponíveis no mercado. Assim, o RH deve investir na qualificação dos seus colaboradores.
Mas o foco não deve ser apenas o ROI (Return on Investment) imediato dos programas de treinamento, mas sim na empregabilidade em longo prazo de seus colaboradores.
Vale considerar o investimento em habilidades que serão demandadas nos próximos 3 a 5 anos, o que tornará a força de trabalho mais competitiva e capaz de focar na inovação de processos.
Com o uso de plataformas de gestão documental é possível encontrar inovadoras formas de mediar experiências de aprendizagem e aperfeiçoar treinamentos e capacitações e, assim, sempre contar com os melhores funcionários, com base em análises precisas de desempenho.
Quando a digitalização transforma o RH?
Se antes as áreas administrativa e trabalhista eram o foco do RH, hoje o seu valor está na habilidade de oferecer aos colaboradores insights que vão impulsionar a inovação e as estratégias da empresa. O RH focado na digitalização pensa no futuro, e não no passado. Isso quer dizer que, em vez de resolver os problemas, o RH quer evitar que eles aconteçam.
A maioria dos funcionários do RH é proveniente da área de Humanas, e não contam com um histórico de familiaridade com sistemas digitais. Por isso, muitos departamentos talvez nem saibam ao certo quais tecnologias estão disponíveis para otimizar o seu trabalho e não se sentem confortáveis para questionar prováveis soluções.
O RH só passará a ser considerado um departamento estratégico quando os seus próprios funcionários tomarem consciência de como a sua atuação pode fazer a diferença na empresa.
Os líderes de RH que conseguem assumir um papel mais estratégico e ao mesmo tempo otimizar as tarefas administrativas geram muito mais valor para a empresa.
Estudos apontam que um RH estratégico gera um resultado econômico duas vezes maior do que o RH tradicional. E como assumir esse papel estratégico? A inovação deve começar dentro do próprio RH, com a digitalização dos documentos e sua integração em um sistema de gestão.
Com essa gestão será possível contextualizar dados, os transformar em inteligência, e ganhar a capacidade de prever problemas e oferecer as soluções. Com os dados provenientes do RH, é possível traçar o histórico da empresa e entender a trilha que está sendo seguida e, caso necessário, mudar o rumo.
E, por causa dos órgãos fiscalizadores e das auditorias, o RH deve armazenar informações por períodos que podem variar de poucos meses a anos, ou até décadas. Nessa circunstância, o papel pode se deteriorar com o passar do tempo. Enquanto isso, registros digitais salvos no sistema podem ser acessados para sempre, preservando os dados da organização e dos colaboradores.
Como garantir uma transformação de RH digital de sucesso?
Para garantir que sua transformação digital de RH seja a mais tranquila possível, aqui estão algumas etapas importantes que você precisa realizar.
1. Defina seus objetivos
Antes de implementar qualquer nova tecnologia, dê uma olhada em sua situação atual. Identifique onde sua força de trabalho atual é forte e onde pode faltar. Em seguida, considere quais realizações você gostaria que sua transformação digital o ajudasse a alcançar.
Estabelecer metas antes de introduzir qualquer nova tecnologia pode garantir que você esteja se movendo na direção certa. Ter um objetivo claro antes de iniciar sua transformação lhe dará um caminho para trabalhar e orientações para medir seu sucesso.
Seus objetivos podem mudar à medida que você vai transformando seu RH. Se você descobrir que uma determinada meta ou métrica não está mais alinhada com as necessidades da sua empresa, mude de direção. No entanto, certifique-se de que seus objetivos sejam claros e específicos.
2. Reúna uma equipe de transformação digital
Depois de definir seus objetivos, você precisa determinar quem é o responsável por garantir que esses objetivos sejam alcançados. Sua equipe de transformação deve ser responsável pelo processo de transformação digital de RH.
Sua equipe de transformação digital deve ser composta por vários especialistas. Primeiro, você precisa de alguém em sua equipe que entenda os processos de RH e como eles contribuem para a produtividade da organização como um todo.
Em segundo lugar, você precisará de especialistas em transformação digital que saibam como a tecnologia pode refinar e aprimorar esses processos. Por último, um gerente de mudança deve facilitar a mudança e garantir que tudo esteja em seus devidos lugares.
Colocar a equipe certa no lugar pode ajudar sua transformação a se enraizar da maneira mais eficiente possível e evitar que obstáculos desnecessários apareçam ao longo do caminho.
3. Desenvolva uma estratégia
Uma estratégia é a chave para transformar sua organização com eficiência. Sem um processo claro implementado, sua equipe de transformação não saberá quais etapas dar a seguir ou que tipos de tecnologia precisam implementar.
Usando as metas que você estabeleceu, analise um plano passo a passo que descreve como você vai chegar de onde está até onde deseja estar.
Identifique quais etapas você executará primeiro e o que fará quando essas etapas forem concluídas. Pense em curto e longo prazo para criar uma estratégia de recrutamento completa que o conduza através de seu processo de transformação.
Assim como seus objetivos podem mudar, sua estratégia também pode. Você não deve se apegar a seu plano inicial a todo custo. Se você precisar mudar suas etapas, adicionar novos processos ou até mesmo eliminar uma parte do seu plano, faça isso. Mantenha o foco em atingir seus objetivos, mesmo que isso signifique mudar de marcha.
4. Não tenha medo de experimentar
Não existe uma abordagem padronizada para a transformação digital. Embora a transformação digital de RH pareça ser um tema quente atualmente, você não encontrará um “guia completo” para conduzi-lo através do processo. Isso ocorre porque cada empresa e equipe terão suas próprias necessidades, desafios e objetivos únicos.
Não tenha medo de tentar algo novo. Experimente a tecnologia que você está usando ou os processos que você criou. Procure maneiras mais eficientes de atingir seus objetivos e tente novos caminhos para realizá-los. Avalie o quão bem cada sistema funciona e elimine os processos que não o aproximam de atingir seus objetivos.
No entanto, seja esperto sobre seus experimentos. Faça pequenas alterações para identificar exatamente o que funciona e o que não funciona. Dê a cada novo processo tempo para se aprofundar antes de introduzir qualquer coisa nova, para que você possa ter uma imagem clara de como seus experimentos estão funcionando.
5. Importância de medir os resultados
Ficar de olho em seus resultados pode dizer o quão perto (ou longe) você está de cumprir as metas que estabeleceu. Medir os resultados de cada experimento permite que você saiba em que ponto está seu caminho para uma transformação digital completa.
Para medir os resultados com eficácia, você precisa saber o que deseja alcançar. Cada experiência que você apresentar deve se conectar claramente a um de seus objetivos maiores e a uma métrica de recrutamento mensurável. No entanto, você deseja ser o mais específico possível ao medir seus resultados.
Por exemplo, um experimento de transformação digital de RH que você introduz pode melhorar o engajamento dos funcionários. Para medir verdadeiramente seus resultados, você precisa medir o envolvimento dos funcionários antes e depois. Você pode então comparar os resultados para ver como seu experimento moveu o sentido de atingir seus objetivos gerais.
Considerações finais
A digitalização do RH não é algo que acontecerá da noite para o dia. Para obter resultados sólidos que possam trazer sua empresa para o novo mundo tecnológico, você precisa estabelecer metas claras, criar um plano sólido e acompanhar os resultados com eficiência.
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Os resultados serão lucros ainda maiores para sua empresa!
