O holerite é um documento indispensável para os dois eixos envolvidos. Esse comprovante mensal é essencial para que os trabalhadores que o recebem saibam exatamente quanto estão recebendo e por que tiveram aquele valor exato creditado em relação ao último mês trabalhado. Ao mesmo tempo, também se trata de um controle indispensável para a empresa, tanto por questões legais quanto para a própria saúde da dinâmica organizacional do empreendimento.
Dada a complexidade envolvida em todo esse processo, e as mudanças na Consolidação das Leis do Trabalho ocorridas ao longo tempo (inclusive nos últimos anos), é completamente natural que as obrigatoriedades relacionadas ao holerite ainda causem confusão e divergência.
Por isso, esclarecemos uma questão importante: de acordo com a legislação trabalhista vigente no Brasil neste momento, quais itens devem, obrigatoriamente, constar no holerite mensal que é entregue ao trabalhador? Vamos conferir!
Antes de mais nada: o que é um holerite?
O holerite nada mais é do que um registro que possui valor documental, comprovando que o funcionário recebeu seu salário referente ao último mês trabalhado corretamente. Nele também constam descontos referentes ao pagamento de benefícios e as eventuais aplicações de bancos de horas e/ou horas extras.
Seja como for, a principal diferença entre esse tipo de documento e um mero recibo de pagamento simples está justamente nas informações que constam em cada um deles. Elaborado de acordo com a legislação, o padrão de holerite exige um cabeçalho diferenciado, bem como determinados códigos e detalhamentos específicos.
Holerite x Contracheque: qual é a diferença?
O uso dos termos holerite e contracheque acaba causando muita confusão. O que muda de um para o outro? A resposta é simples: nada. Holerite e contracheque são usados como sinônimos e se referem ao mesmo documento.
Nas regiões norte e nordeste é mais comum encontrar empresas que adotam o termo “contracheque”. Já no sul e sudeste, em geral, os departamentos financeiros e de recursos humanos preferem utilizar “holerite”.
Quais são as funções e a importância do holerite?
Antes de mais nada, o holerite é uma segurança jurídica para ambas as partes envolvidas nesse tipo de transação (ou seja: patrão e colaborador). Afinal, esse registro serve como uma comprovação – com a qual chefe e funcionário concordaram em comum acordo – de que todas as obrigações financeiras estabelecidas no contrato de trabalho foram cumpridas, mês a mês.
Para o trabalhador, é a melhor maneira de conferir percentuais e entender qual é a exata composição do salário. Além disso, o holerite vale como um comprovante de renda oficial.
No entanto, já para o empregador, o holerite é essencial para a organização fiscal e financeira do empreendimento, além de ser um acompanhamento importante do desempenho de cada pessoa do quadro de funcionários.
Atualmente, a legislação trabalhista vigente no Brasil estabelece que todo colaborador contratado sob o regime CLT deve ter acesso ao holerite. Portanto, para quem tem carteira assinada, o detalhamento dos pagamentos em contracheque é obrigatório.
Onde (e como) a CLT fala sobre o holerite?
A Consolidação das Leis do Trabalho – mais conhecida pela sigla, CLT – é formalmente identificada como Decreto Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 e versa sobre as relações trabalhistas no país.
O artigo que bate o martelo sobre a obrigatoriedade da emissão do holerite é o 464. As informações que precisam estar no documento estão listadas nesse trecho da legislação.
No entanto, na hora do pagamento, também é fundamental atentar ao artigo anterior, o 463, que traz algumas exigências sobre o processo de depósito do salário.
O que deve obrigatoriamente constar no holerite?
Agora que já conversamos um pouco sobre as definições de holerite e qual é a lei que define os critérios para que esse tipo de recibo seja válido e completo, vamos discutir quais são as informações obrigatórias que devem constar em um contracheque?
Cabeçalho
As primeiras informações de um holerite padrão são os dados da empresa e do funcionário que está recebendo o salário. Nesta parte do documento, devem estar discriminados:
- Razão social da empresa (o nome fantasia não é necessário);
- Número do CNPJ;
- Nome do completo do colaborador;
- Número do PIS do colaborador (que deve ser o mesmo do NIS e do NIT);
- Cargo do colaborador (utilizando a mesma nomenclatura informada no registro em carteira).
Mês
É indispensável identificar o mês e ano de referência do pagamento que está sendo efetuado. Geralmente, esse dado vem logo após o cabeçalho.
Salário e carga horária de acordo com o contrato de trabalho
Em seguida, é preciso informar o valor do salário bruto, sem descontos ou acréscimos, de acordo com o que está descrito no contrato e na carteira de trabalho do funcionário.
Depois disso, é preciso identificar as seguintes informações sobre as horas trabalhadas:
- A carga horária fixa estipulada em contrato;
- Quantidade de dias trabalhados em relação ao número de dias úteis do mês vigente;
- Horas extras cumpridas pelo funcionário.
Descontos
Todos os descontos (sem exceção!) que sejam aplicados ao salário base do colaborador precisam estar descritos no holerite. Isso inclui:
- Eventuais faltas sem justificativa, incluindo suspensões;
- Impostos e contribuição para o INSS;
- Contribuição sindical (que, desde a Reforma Trabalhista de 2018, é opcional);
- Benefícios como vale-transporte, vale-refeição e vale-cultura;
- Aviso prévio e adiantamentos de salário;
- Plano de saúde e odontológico, quando forem oferecidos pela empresa e houver adesão do empregado.
Valores adicionais no holerite
Assim como tudo que é descontado do salário bruto precisa estar listado no contracheque, também é necessário sinalizar quaisquer acréscimos que sejam feitos ao valor – os adicionais e bonificações.
Os dois termos distintos são utilizados porque há diferenças jurídicas e interpretativas. Os adicionais são valores extra que devem ser pagos, por lei, sob algumas circunstâncias especiais. Entre eles, estão:
- Adicional noturno;
- Adicional de periculosidade;
- Horas extras.
Bonificações também devem estar no holerite
Já as bonificações são aqueles valores extraordinários que são pagos por políticas internas da empresa, mas que não são obrigatórias por lei.
Nessa categoria, estão inclusos:
- Comissões por percentual de vendas;
- Gratificação por metas internas batidas;
- Divisão de lucros;
- Ajuda de custo para mudança em caso de transferência do funcionário.
Afinal, quando o funcionário precisa assinar o holerite?
Existe um grande desconhecimento sobre a obrigatoriedade de se recolher a assinatura dos funcionários no ato da entrega do holerite – o que acaba, é claro, causando confusão e desinformação, até mesmo entre quem tem muita experiência trabalhando em departamentos de RH.
De acordo com a CLT, a assinatura do empregado não é obrigatória, desde que o pagamento seja feito por depósito bancário. Isso porque, nesse caso, o comprovante de transferência já é o suficiente para atestar que o pagamento foi realizado.
Holerite online: entenda as regras
O holerite online é uma possibilidade relativamente recente, mas que já está ganhando espaço em grandes empresas no mundo todo, graças a sua praticidade e seu potencial de redução de custos.
Nesse caso, as informações obrigatórias que devem constar no documento são as mesmas. Nesse ínterim, o que muda é apenas a maneira como o contracheque irá chegar às mãos dos funcionários.
Nas empresas que utilizam o holerite online, o método mais comum é que os colaboradores recebam login e senha individual para acessarem uma plataforma específica, gerenciada pelo departamento de RH. Lá, o funcionário visualiza seu contracheque na íntegra.
A lei permite a adoção do holerite online?
Muita gente não sabe disso, mas sim, o holerite online é uma facilidade permitida por lei!
Como citado anteriormente neste artigo, contrariando o que diz o senso comum, a assinatura do funcionário no ato da entrega do contracheque não é necessariamente obrigatória. Por isso, é extremamente recomendado usar sistemas e softwares que automatizam esse processo!
Vale ressaltar que o pagamento necessita ser feito por depósito bancário (via DOC ou TED).
Como funciona a inserção de informações no holerite online?
Um dos principais pontos fortes do holerite online é justamente que os dados são inseridos de forma automatizada e podem ser consultados a qualquer momento pelos interessados.
Dessa forma, tanto o pessoal do RH, em caso de necessidade, quanto o próprio colaborador, podem visualizar todas as informações obrigatórias do contracheque acessando a plataforma de qualquer lugar, a qualquer momento.
Isso oferece muita praticidade para todos os envolvidos, facilitando muito o processo em caso de necessidade. Nesse modelo, é possível, até mesmo, acessar holerites de meses anteriores com apenas um clique.
Caso os colaboradores ou integrantes do time de Recursos Humanos precisem acessar o holerite para conferências – tanto o do período vigente quanto de algum ponto do passado – podem fazer isso com uma grande economia de tempo, sem precisar imprimir nada ou guardar papéis por meses ou anos.
A facilidade também é enorme para quem é responsável pelos pagamentos, já que essa pessoa fará uma grande economia de tempo por não precisar recolher assinaturas de todos os funcionários.
Estamos na torcida de esclarecermos as suas dúvidas sobre como funciona um holerite, quais suas funções e obrigatoriedades, e como essas regras provenientes da legislação se aplicam à realidade – repleta de facilidades e progressos – do holerite online. Agora é hora de colocar a mão na massa e compartilha essas novas informações sobre o contracheque com os colegas!
